Upi-CAS #1 – Utiliser Upikajob pour faciliter sa mise en conformité Qualiopi ✅

En septembre dernier, à l’occasion d’une résidence d’accélération startup, Upikajob présentait sa plateforme de suivi RH. Cette plateforme permet aux entreprises d’accompagner leurs collaborateurs, et notamment les alternants. Présents sur le Educatech Expo 2023, nous avions fait la connaissance de Stéphane d’Auto Consultant. À cette occasion, nous avions échangé sur les possibilités d’Upikajob en matière d’alternance. Mais c’est dans un tout autre univers que notre collaboration avec Auto Consultant nous a emmenés : celui des organismes de formation. Depuis quelques mois, Stéphane et son équipe cherchaient un outil pour faciliter leur mise en conformité Qualiopi. Une certification qui permet la prise en charge des formations par France Travail ou les Opérateurs de Compétences. Karine Clowez et Camille Catté d’Auto Consultant ont accepté de revenir pour nous sur la façon dont Upikajob les a aidées à mieux répondre aux exigences Qualiopi tout en conservant une approche très humaine de l’accompagnement.

Auto Consultant, qu’est-ce que c’est ? 🤔

En l’espace de 30 ans, Auto Consultant est passé d’un cabinet de recrutement à un cabinet d’accompagnement RH. Spécialisé dans les métiers de la mobilité (auto, moto, bateau, poids lourds, etc.), il compte aujourd’hui trois activités :

• Le recrutement
• La reconversion professionnelle des demandeurs d’emploi dans la vente, la réception, la mécanique, la carrosserie
• La formation managériale

Basée à Lille, l’équipe recrute et forme des professionnels dans toute la France et dans les DROM. Camille Catté est directrice de l’expérience client-candidat. Elle fait en sorte que les apprenants aillent au bout de leur parcours, que les clients soient satisfaits et renouvellent le partenariat. Karine Clowez, quant à elle, est chargée de qualité. C’est l’interlocutrice privilégiée des apprenants qu’elle suit de A à Z.

Faire du lien, à distance 🎈

Premier enjeu soulevé par l’équipe d’Auto Consultant : mener un suivi de qualité auprès d’apprenants et de formateurs répartis sur tout le territoire. Jusqu’à présent, ce suivi se faisait à l’aide d’un livret papier qui posait un certain nombre de problématiques : le temps de traitement était extrêmement long et l’équipe avait parfois du mal à récupérer l’ensemble des documents souhaités. Sans compter l’impact carbone désastreux généré par les impressions et l’acheminement des livrets par transporteur. Avec son LISA – Livret Interactif de Suivi de l’Apprenant – Upikajob est venu apporter de la fluidité sur deux aspects en particulier.

Mettre plus d’humain dans le suivi 👥

Karine Clowez le sait, car elle est elle-même passée par là. La reconversion professionnelle est une étape compliquée, pleine de questionnements. Les apprenants qu’elle suit sont souvent dans un moment de vulnérabilité, voire de précarité. Ils ont besoin de se sentir accompagnés.

« Je sais ce que c’est, donc les apprenants ont mes coordonnées, ils savent qu’ils peuvent me contacter à tout moment. Il faut toujours être dans l’écoute, la réassurance, passer 15 à 30 minutes au téléphone, même quand tout va bien, ça montre qu’ils sont considérés. On est là pour qu’ils réussissent. »
Karine

Ça peut paraître paradoxal, mais c’est grâce à une intelligence artificielle (IA) que l’on mène ce suivi humain. C’est une IA qui questionne les apprenants durant les trois mois de leur parcours pour récolter des feedbacks importants.

Éviter l’abandon de parcours ❌

Pour l’équipe d’Auto Consultant, il est primordial de tout mettre en œuvre pour que les apprenants aillent au bout de leur parcours. Pour cela, elle a paramétré, sur Upikajob, une série d’entretiens et d’évaluations pour détecter, tout au long des trois mois, les points de friction qui pourraient mener à l’abandon.

LISA, un outil qui vous veut du bien 🧸

Le LISA — Livret Interactif de Suivi de l’Apprenant — est configuré dès le début de la formation pour permettre le suivi de la grille de montée en compétences. L’organisme de formation fait la liste des compétences attendues et transmet à Upikajob la liste des questions qui permettront d’évaluer cette montée en compétences lors des entretiens.

Les apprenants ne sont pas les seuls concernés par le LISA. Les formateurs et les tuteurs en entreprise sont aussi sollicités via des relances paramétrées sur la plateforme (tous les 7 jours).

« On archive les LISA parce qu’on doit montrer que l’apprenant a bien été évalué par toutes les parties prenantes. Lors d’un audit Qualiopi, on peut présenter le livret, clef en main. »
Camille

S’inscrire dans l’amélioration continue 📈

C’est l’un des points cardinaux de la philosophie Qualiopi : aller vers une amélioration continue. Grâce à la plateforme, Auto Consultant peut désormais harmoniser l’offre de formation à distance, homogénéiser les enseignements et les livrables.

« Ça permet également d’adapter le programme. On s’aperçoit parfois qu’il y a des points qui ne sont pas nécessaires de connaître tout de suite, mais qu’en revanche, certains contenus mériteraient d’être abordés dans les trois mois. On travaille avec le GNFA et l’AFPA sur le socle des programmes et on les adapte à la réalité du terrain. Upikajob nous aide à avoir cette analyse-là, en temps réel. »
Karine

Conclusion ♻

Enfin, Karine Clowez et Camille Catté soulignent l’agilité de la solution :

« Le truc positif avec Upikajob, c’est la facilité de l’amélioration. On a les avantages d’une solution “maison” mais sans les contraintes de conception, de coûts ou de maintenance. »
Camille

« Ça nous permet d’avoir ce rôle d’accompagnement, encore plus qu’auparavant, d’être des partenaires de réussite. »
Karine