Politique de Confidentialité

1. Introduction

Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les données personnelles des utilisateurs de notre plateforme SaaS dédiée à la gestion des feedbacks et évaluations des collaborateurs. Nous nous engageons à respecter la réglementation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l'IA Act et toute autre législation applicable.

2. Données collectées

Les données personnelles collectées sur la plateforme incluent :

• Données d'identification : Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données professionnelles : Service, fonction, date d’entrée et de sortie dans l’entreprise.
• Réponses aux questions posées via l’application lors des entretiens virtuels.

3. Finalités de la collecte des données

Les données sont utilisées pour :

• Gestion des comptes utilisateurs.
• Obtention de feedbacks et évaluations des collaborateurs via des entretiens virtuels.
• Amélioration des conditions de travail et optimisation des perspectives de carrière.
• Personnalisation des services et analyse des interactions avec l’application.
• Transmission des informations aux services RH et au management.

4. Co-responsabilité des traitements utilisant l'intelligence artificielle

Dans le cadre des services fournis par notre plateforme, des systèmes d'intelligence artificielle (IA) sont utilisés pour analyser les feedbacks et les évaluations des collaborateurs. En vertu des accords contractuels, la responsabilité du traitement des données personnelles est partagée entre Upikajob et le client :

• Lorsque Upikajob a développé et entraîné le système d'intelligence artificielle de manière indépendante, Upikajob agit en tant que responsable du traitement des données utilisées pour développer et entraîner ces systèmes. Dans ce cadre, Upikajob est responsable de la gestion des demandes des personnes concernées concernant l'exercice de leurs droits (droit d'accès, rectification, etc.).
• Lors de l'exécution des services pour le compte du client, Upikajob agit en tant que sous-traitant pour le traitement des données personnelles liées aux collaborateurs. Le client est responsable de la licéité de la collecte des données des collaborateurs et du respect des obligations légales envers ces derniers.

5. Partage des données

Les données sont accessibles aux services RH, au management, ainsi qu’aux prestataires techniques intervenant dans la maintenance de la plateforme. Un « Correspondant client » est désigné pour centraliser les demandes d’utilisation et de rectification des données.

6. Durée de conservation des données

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux obligations légales en vigueur. Contrairement aux données commerciales classiques, les informations liées aux collaborateurs incluent des historiques professionnels, des données de performance et des parcours de carrière, nécessitant des mesures spécifiques de conservation.

7. Droits des utilisateurs

Les utilisateurs disposent des droits suivants :

• Droit d’accès, de rectification et d’effacement.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité des données.
• Droit d’opposition.

Ces droits peuvent être exercés en contactant : contact@upikajob.com.

8. Sécurité des données

La plateforme met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, la divulgation ou l’altération. Cela comprend le chiffrement des données, une authentification renforcée et des audits réguliers.

9. Transferts de données hors UE

Les données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, Upikajob met en place des garanties appropriées (clauses contractuelles types, audits de conformité des sous-traitants, etc.).

10. Responsabilités

Le client est co-responsable avec Upikajob de la présentation et de l’utilisation des résultats fournis par l’IA. Les résultats générés par l’IA restent soumis à validation humaine. Le client doit s’assurer que les conclusions tirées par les managers sont contextualisées au sein de l’environnement de travail et basées sur les responsabilités et activités réelles des collaborateurs.

11. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera communiquée via notre plateforme ou par e-mail à nos employés, prestataires, clients et utilisateurs.

12. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données.

E-mail : stephane@upikajob.com