Une campagne multisite se prépare avant la première invitation

Chapitre 1

La situation : un calendrier commun, des pratiques locales

La DRH veut suivre une campagne commune, mais les trames varient d’un site à l’autre, les équipes et les managers ont changé, et d’anciens entretiens dorment encore en PDF. Le premier objectif est donc de rendre explicites la population, les responsabilités et ce qu’il faut pour qu’une campagne soit prête.

Chapitre 2

Fixer le socle commun, justifier les variantes

Partez de l’objet de l’entretien : l’évaluation annuelle ne doit pas absorber les entretiens de parcours professionnel. Dans Upikajob, les groupes relient des populations à des formulaires et à des déroulés, et le site n’est qu’un critère parmi d’autres.

• Finalité

  Socle commun à définir

  Objet de l’entretien, usage du compte rendu

  Variante à justifier

  Dispositif distinct si l’objet change

• Formulaire

  Socle commun à définir

  Rubriques nécessaires à la lecture RH

  Variante à justifier

  Questions métier ou contexte local

• Déroulé

  Socle commun à définir

  Préparation, échange et validation attendue

  Variante à justifier

  Intervention d’un encadrant supplémentaire

• Calendrier

  Socle commun à définir

  Fenêtre de campagne et règles de suivi

  Variante à justifier

  Contraintes d’activité d’une population

• Accès

  Socle commun à définir

  Droits par responsabilité

  Variante à justifier

  Périmètre effectivement supervisé

Chapitre 3

Vérifier les collaborateurs et les encadrants

Établissez la liste de référence avec les RH de proximité, avec pour chaque personne son métier, son service, sa direction, les dates utiles et ses encadrants actifs.

• Chaque manager a un compte prêt pour son étape.
• Entrées, départs et changements de responsable.
• Appartenances à plusieurs groupes.
• Affectation par critères : personnes exclues et nouveaux arrivants.
• Rattachements existants revus après un changement de critères.

• Préparer les données et les rattachements

Chapitre 4

Recetter avec les personnes qui porteront la campagne

Le pilote doit aussi couvrir les cas difficiles, comme une trame métier, un encadrant manquant, un collaborateur présent dans plusieurs groupes ou un entretien repris en PDF. En démonstration, utilisez des données fictives.

Le contrôle de lancement d’Upikajob repère les blocages de préparation. Vos RH confirment malgré tout la population, les dates et les invitations, et vérifient à part que les notifications arrivent bien.

• Le collaborateur sait quoi préparer.
• Le manager trouve le bon dossier et la bonne étape.
• Les RH savent quoi faire d’un formulaire ou d’un rattachement manquant.
• Le compte rendu est identifiable par type et contexte.
• Pour les accès, l’assistance et les corrections, chacun sait à qui s’adresser.

Chapitre 5

Lire l’avancement sans mélanger les états

Distinguez la population visée, les entretiens lancés et les entretiens terminés ; un nombre d’entretiens n’est pas forcément un nombre de collaborateurs.

• Un PDF à vérifier ne compte pas comme finalisé.
• Un parcours clos peut garder des étapes non réalisées.
• Écrans et exports partagent le même périmètre et la même définition de « réalisé ».
• Les relances sont ciblées, avec un responsable et un rythme décidés à l’avance.
• Une relance ne règle pas un problème d’accès ou d’encadrement.

Chapitre 6

Préparer la suite avant de clôturer la campagne

La clôture administrative ne règle pas les suites. Revoyez les objectifs, les compétences et les besoins de formation ; chaque besoin garde son contexte et passe par le circuit de décision retenu.

Notez les corrections de trame, les difficultés de rattachement et les questions du terrain pour améliorer la campagne suivante, sans prêter à l’outil un gain que personne n’a mesuré.

• Organiser les suites en formation
• Demander une démo